Rellenos y recolectas
Cómo hacer rellenos y recolecciones de efectivo desde la app móvil con validación GPS, fotos y firma del cliente.
Los rellenos y las recolecciones son las dos operaciones de campo más frecuentes del técnico. Esta guía describe el flujo correcto de ambas desde la app móvil.
Hacer un relleno
1. Recibir la orden
El administrador genera órdenes de relleno desde el panel y te las asigna. Las ves en tu app agrupadas por ruta y por máquina.
2. Cargar el vehículo (opcional)
Antes de salir, la app puede mostrarte qué productos necesitas según las órdenes de relleno asignadas. El retiro de mercancía desde la bodega principal es opcional: depende del flujo operativo de tu empresa y de si necesitas reabastecer el stock del vehículo.
Cuando se hace retiro de mercancía:
- El sistema registra qué productos y cantidades se sacaron de la bodega principal
- Quedan asignados al stock del vehículo
- El retiro requiere doble firma: del técnico que recibe y del encargado de bodega que entrega
- Hay un límite operativo de cuántos retiros por día puedes hacer
3. En el sitio de la máquina
Llega a la máquina y abre el relleno desde tu app. La app utiliza GPS para validar que estás cerca de la ubicación de la máquina (semáforo de proximidad en verde/ámbar/rojo según distancia).
4. Acciones por canal del planograma
El planograma te muestra los canales con su producto asignado. Por cada canal puedes ejecutar una de las siguientes 6 acciones:
| Acción | Para qué sirve |
|---|---|
| CARGA | Poner producto en el canal |
| RETIRADA | Sacar producto del canal (regresa al stock del vehículo) |
| CADUCIDAD | Retirar producto vencido — se registra como merma |
| ROTURA | Registrar producto dañado — se registra como merma |
| INVENTARIO PRODUCTO | Hacer conteo físico del canal |
| CAMBIOS CANAL | Cambiar el producto asignado al canal |
Cuando un producto está vencido o dañado dentro del canal, lo registras con la acción de CADUCIDAD o ROTURA según corresponda. Estas acciones quedan contabilizadas como merma en el sistema y se descuentan del inventario del vehículo.
5. Finalizar relleno
Una vez completadas las acciones del planograma, confirma el relleno. El sistema:
- Descuenta los productos cargados del stock del vehículo
- Actualiza el stock de la máquina según el planograma
- Registra las mermas (caducidad/rotura) en su historial correspondiente
- Marca el relleno como completado
6. Cierre de ruta
Al terminar todas las máquinas de la ruta, el técnico cierra la ruta. Lo que sobró en el vehículo queda registrado en el inventario del vehículo (no regresa automáticamente al almacén principal — eso lo gestiona el responsable de bodega cuando lo decida).
Hacer una recolección de efectivo
Las recolecciones son el proceso de retirar el efectivo de las máquinas. Tienen su propio flujo independiente del relleno.
1. Iniciar la recolección
Desde la app, elige la máquina y selecciona "Recolectar efectivo". La app captura tu ubicación GPS y valida que estás dentro del radio permitido respecto a la máquina (validación por GPS, sin escanear códigos).
2. Registrar lecturas de contadores
El sistema te muestra los contadores fijos de la máquina (típicamente 120, 121, 122, 141, 180 y monedero). Registras la lectura actual de cada uno. La app guarda automáticamente el historial de lecturas anteriores para que puedas comparar.
3. Contar el efectivo
Abres la máquina, sacas el efectivo del monedero y registras las denominaciones recibidas (billetes y monedas). La app calcula automáticamente el total.
4. Capturar evidencia con fotos
Tomas fotos etiquetadas por contador (organizadas en 3 columnas para fácil revisión). Las fotos quedan asociadas a esta recolección.
5. Firma doble: operador + cliente
Las recolecciones requieren doble firma:
- Firma del operador (técnico que ejecuta la recolección)
- Firma del cliente (responsable presente en la sucursal)
Ambas firmas se hacen en la pantalla del celular y quedan guardadas con la recolección.
6. Enviar para validación
Al confirmar, la recolección queda en estado "pendiente de validación". El administrador la revisa desde el panel y la aprueba. Cuando se aprueba:
- Se envía notificación automática por email al administrador
- El cliente puede ver la recolección en su Portal Cliente
- Se genera el comprobante PDF correspondiente
El proceso de recolección sigue tres estados: agendada (la creó el admin), pendiente (el técnico la ejecutó y envió), validado (el admin la aprobó). La trazabilidad es total: GPS, fotos, denominaciones, firmas, contadores, horas exactas.