Contratos

El módulo Contratos formaliza la relación comercial con tus clientes. VendingPro soporta firma digital (con registro de IP, geolocalización y trazabilidad legal), adendas (modificaciones al contrato original) y alertas automáticas de vencimiento.

Cómo acceder al módulo

1. Menú lateral → sección Comercial → Contratos

Vista principal con KPIs (Total, Activos, Por vencer, Vencidos, MRR), filtros y tabla con número CON-YYYY-XXXX, cliente, tipo, monto mensual, vigencia, progreso del contrato, estado y estado de firma.

Estados del contrato

Crear un nuevo contrato

Paso 1 — Datos del contrato

1. Pulsa "+ Nuevo contrato"
2. Selecciona el cliente
3. Define el tipo de contrato:
   • Comodato (préstamo de máquinas)
   • Arrendamiento
   • Venta directa
   • Servicio mensual
4. Establece fechas de inicio y vencimiento
5. Define la renovación automática (sí/no) y aviso previo (días)

Paso 2 — Condiciones económicas

• Monto base del contrato
• Periodicidad de facturación (mensual, trimestral, anual)
• Comisión por venta (si aplica modelo de revenue share)
• Penalidades por cancelación anticipada

Paso 3 — Cláusulas y obligaciones

Define las cláusulas estándar:

• Mantenimiento incluido (sí/no, frecuencia)
• Reposición de productos (incluida o aparte)
• Tiempo de respuesta para soporte
• Política de daños

Asistente "Nuevo Contrato" en 3 pasos: Info general (cliente, título, tipo, estado inicial, fechas), Condiciones (monto, frecuencia, renovación) y Términos (cláusulas y notas).

Paso 4 — Asignar máquinas

1. En la sección "Máquinas incluidas", pulsa "+ Asignar máquinas"
2. Selecciona las máquinas de tu inventario que se entregan bajo este contrato
3. Especifica la sucursal y ubicación específica donde se instalarán

Firma digital del contrato

Una vez completo el contrato, lo envías al cliente para firma digital:

Enviar para firma

1. Desde el contrato en estado "Borrador", pulsa "Enviar para firma"
2. Selecciona el contacto firmante del cliente
3. Personaliza el mensaje (hay template por defecto)
4. Pulsa "Enviar"

El cliente recibe un correo con un enlace único a la página de firma.

Correo automatico que recibe el cliente con el numero de contrato, estado "Pendiente de firma" y boton "Firmar contrato". Al hacer clic, abre el panel de firma digital en el navegador del cliente.

Proceso de firma del cliente

El cliente, al hacer clic en el enlace:

1. Ve el contrato completo en su navegador (PDF + página web)
2. Puede descargarlo si quiere revisarlo offline
3. Si está de acuerdo, pulsa "Firmar contrato"
4. Se abre el panel de firma:
   • Confirma su nombre completo
   • Acepta términos y condiciones
   • Dibuja su firma con el dedo o el ratón
   • El sistema captura su IP, navegador, ubicación GPS (si autoriza) y fecha exacta
5. Pulsa "Confirmar firma"

Una vez firmado, el contrato muestra el bloque Firma Digital con la firma manuscrita capturada, y los Datos técnicos de la firma: IP del firmante, navegador (user agent completo) y ubicación GPS donde se firmó. Esta evidencia respalda la validez legal del contrato.

Confirmación de firma

Una vez firmado:

• El contrato cambia automáticamente a estado "Firmado"
• Tú y el cliente reciben copia del PDF firmado con sellos digitales
• Las máquinas asignadas quedan vinculadas al cliente
• Se programa automáticamente la primera factura según la periodicidad establecida

Adendas — modificar contratos vigentes

Una vez firmado un contrato, no se puede editar directamente. Si necesitas cambiar algo (agregar más máquinas, cambiar precio, extender vigencia), debes crear una adenda:

Crear una adenda

1. Abre el contrato vigente
2. En la pestaña "Adendas", pulsa "+ Nueva adenda"
3. Describe el cambio que se hace (ej: "Agregar 3 máquinas adicionales en sede norte")
4. Especifica los nuevos términos
5. Define fecha de entrada en vigor
6. Envíala al cliente para firma digital (mismo proceso)

Sección "Adendas del contrato" (parte inferior de la imagen): cada adenda muestra su número correlativo, título, fecha de creación, descripción, estado de firma y fecha en que fue firmada. Botón "+ Nueva adenda" arriba a la derecha.

Alertas de vencimiento

El sistema te avisa automáticamente:

• 90 días antes del vencimiento — primera alerta para revisar renovación
• 60 días antes — segunda alerta
• 30 días antes — alerta crítica
• El día del vencimiento — notificación final

Las alertas aparecen en:

• Campanita de notificaciones
• Panel de alertas del dashboard
• Correo al vendedor responsable

Cancelar un contrato

En casos especiales:

1. Abre el contrato
2. Menú superior → "Cancelar contrato"
3. Define motivo (cliente solicita, incumplimiento, fin operación, etc.)
4. Especifica fecha efectiva de cancelación
5. El sistema calcula automáticamente penalidades si las hay
6. Las máquinas se marcan para retiro