Recomendaciones de uso

Esta guía reúne las buenas prácticas aprendidas por decenas de operadores de vending que usan VendingPro ERP. Aplicarlas te ayudará a sacar más provecho del sistema, evitar errores comunes y mantener tu operación saludable a largo plazo.

Rutina diaria sugerida

Al empezar el día (5-10 minutos)

1. Inicia sesión en el sistema
2. Revisa el dashboard: KPIs principales, panel de alertas
3. Mira las visitas programadas para hoy
4. Verifica notificaciones pendientes (campanita superior)
5. Revisa tickets nuevos sin asignar

Durante el día

• Actualiza el estado de tickets en los que estés trabajando
• Registra inmediatamente cualquier llamada, visita o evento (no acumules para "después")
• Si haces cambios en datos críticos, anota el motivo en el campo de notas

Al final del día

1. Verifica que todas las visitas del día estén marcadas correctamente (completadas o reprogramadas)
2. Aprueba las recolecciones pendientes
3. Revisa que no haya alertas críticas pendientes
4. Cierra sesión si estás en computadora compartida

Gestión de contraseñas

• Una contraseña fuerte por usuario, nunca compartida
• 2FA activado para todos los roles con permisos críticos (admin, gerente, contabilidad)
• Cambia tu contraseña cada 6 meses por buena práctica
• Usa un gestor de contraseñas (1Password, Bitwarden) para no repetir contraseñas
• Nunca escribas contraseñas en notas de papel pegadas al monitor o post-its

Datos maestros bien construidos

Catálogo de productos

• Usa nombres consistentes (todos en mayúsculas o todos title case, no mezclados)
• Sube fotos de calidad de cada producto
• Mantén los precios actualizados con cada cambio de tu proveedor
• Configura umbrales mínimos realistas según tu consumo y tiempo de reposición
• Archiva productos descontinuados (no los elimines)

Ficha de clientes

• Captura datos completos desde el primer registro (no dejes para después)
• Mantén RUC y razón social exactos para evitar problemas fiscales
• Registra todos los contactos relevantes (gerente, contador, supervisor de sede)
• Si el cliente tiene varias sucursales, regístralas todas con direcciones precisas

Máquinas

• Serial único y verificable físicamente
• Coordenadas GPS exactas (no aproximadas) para validación correcta
• Foto actualizada de cada máquina
• Etiqueta física con código QR pegada en lugar visible

Operaciones de campo (técnicos)

• Llega siempre con bateria suficiente en el celular (lleva power bank)
• Toma fotos generosamente: estado antes, durante, después. Es tu mejor defensa ante reclamos
• Registra en el momento, no al final del día — pierdes detalles
• Sé honesto con las recolecciones: cualquier discrepancia genera investigación
• Si una máquina tiene problema, repórtalo inmediatamente en un ticket, no esperes a la próxima visita
• Acepta firma del cliente siempre, sin excepciones (es tu evidencia legal)

Facturación saludable

• Factura a tiempo según lo acordado en el contrato
• Revisa antes de emitir — una factura mal emitida luego hay que anular con nota de crédito
• Activa pagos en línea para acelerar cobros
• Da seguimiento a vencidas dentro de los primeros 7 días, no esperes
• Si un cliente paga tarde regularmente, ajusta condiciones de pago en su contrato

Datos financieros

• Concilia bancos mensualmente, no esperes al cierre anual
• Cierra el mes dentro de los primeros 5 días del mes siguiente
• Coordina con tu contador el uso del módulo de contabilidad
• Genera reportes mensuales y guárdalos físicos o digitales como respaldo

Análisis con reportes

Reportes que recomendamos generar periódicamente:

Frecuencia	Reporte	Para qué
Semanal	Recolecciones de la semana	Detectar tendencias o anomalías
Semanal	Tickets abiertos	Asegurar cumplimiento SLA
Mensual	Productos más vendidos	Decisiones de planograma
Mensual	Aging de cobros	Salud financiera
Mensual	Eficiencia de técnicos	Reconocimiento y mejora
Trimestral	Clientes inactivos	Retención y reactivación
Anual	Comparativo año vs año	Crecimiento del negocio

Errores comunes que debes evitar

• Eliminar usuarios en vez de desactivarlos (rompes el historial)
• Eliminar clientes en vez de archivarlos
• Modificar facturas emitidas (es imposible, debes anular y emitir nueva)
• Alterar la numeración manualmente (rompe auditoría)
• Compartir credenciales entre usuarios (pierdes trazabilidad)
• Ignorar alertas SLA en tickets (afecta calidad de servicio)
• No respaldar antes de cambios masivos (importación de muchos productos, conciliación)
• Posponer el registro de operaciones (pierdes detalles y se acumula)

Mantener el sistema al día

• El sistema se actualiza automáticamente en el servidor — no necesitas hacer nada
• La app móvil se actualiza desde Play Store / App Store — activa actualizaciones automáticas
• Lee los emails de "Novedades" cuando llegan — explican nuevas funcionalidades
• Revisa este manual periódicamente, también se actualiza

Comunicación del equipo

• Usa el chat de tickets para discusiones sobre incidencias específicas
• Usa el módulo de tareas (Kanban) para coordinación interna
• El email tiene su lugar para comunicaciones formales con clientes
• Notas internas en tickets y clientes para alertar al equipo (no visibles al cliente)